Een boodschap overbrengen is niet altijd even makkelijk. Daarom is het belangrijk dat je de juiste woorden en beelden gebruikt om je lezer telkens opnieuw te verleiden. De lezer beslist immers wat ie leest en wat in de prullenmand belandt.
Met woorden kan je een verkeerd beeld laten zien aan je lezer. Dat noemt men het grijze muur-syndroom. Je tekst is onoverzichtelijk waardoor het net een grijze blok lijkt in plaats van een informatieve tekst. Werk daarom met alinea’s. Bij elke afgeronde gedachte start je een nieuwe paragraaf met een witregel tussen de voorgaande alinea’s. De kerngedachte staat vooraan want dat wordt immers het eerst gelezen, daarna kan je nog met mate uitweiden.
Alinea
Hou de alinea’s ook kort met ongeveer vier tot vijf regels en zet in elke alinea een kernwoord in het vet. Dat trekt de aandacht van de lezer en zo krijgt hij een idee over hetgeen er in de alinea staat. Verder kies je best voor een leesbaar lettertype, bij voorkeur arial, en een interlinie van 1,5 zodat je tekst vlotter leest. Ook opsommingen doen makkelijker lezen en scannen beter.
Tussenkop
De lezer raakt snel vermoeid en uitgelezen, zeker bij lange teksten. Daarom is het aangeraden om tussenkoppen te gebruiken waardoor de lezer een rustpauze krijgt. Maak je tussenkoppen zo dat zij de kern van de boodschap omvatten. Je kan beter een saaie en duidelijke tussenkop hebben dan een spannende en cryptische.
Titel
Een pakkende titel is onmisbaar voor een goede e-mail. Je titel moet een vlag zijn die de lading dekt en mag niet meer dan 35 tekens bevatten. Hou het kort maar krachtig. Vermijd personaliseren want spamfilters zijn daar, net als lezers, erg gevoelig voor. Engelstalige woorden en overdadig gebruik van leestekens zijn ook uit den boze.
Scannen
Het is al eerder geweten dat lezers hun teksten scannen van boven naar onder en van links naar rechts. Eerst kijken ze naar de tekst, dan bekijken ze het iets grondiger, vervolgens lezen ze hier en daar iets en als het boeiend genoeg lijkt, lezen ze verder. De eerste woorden van je zin zijn dus het belangrijkst en zouden veel moeten vertellen. De titel en tussenkoppen dienen als wegwijzers voor de lezer en zijn een inhoudelijke synopsis van je tekst.
Teksttips
Om je lezer tot actie aan te zetten schrijf je best beknopt en in gesproken taal. In vage uitdrukkingen en samengestelde zinnen is de lezer niet geïnteresseerd omdat ze niet veel zeggen en onduidelijkheid scheppen. Lange woorden zijn leuk bij een spelletje scrabble en leveren veel punten op, maar niet bij je lezer. Bovendien zorgen sommige e-mailclients voor vreemde splitsingen. Last but not least: vermijd superlatieven zoals ‘fanstastisch’, ‘geweldig’ en ‘ongelooflijk’. Dat gaat vervelen en uiteindelijk zal uit je tekst wel blijken dat je bedrijf inderdaad superlatieven waardig is.
