De onderwijssector: Creatief werven met e-mailmarketing

Hogescholen en universiteiten gebruiken steeds meer online marketing. Ze zijn creatiever in de werving van studenten en dat is nodig om te concurreren met andere scholen. Om studenten aan te trekken hebben scholen een goede online strategie nodig en e-mailmarketing is een onderdeel van elke geslaagde online strategie. In dit artikel geef ik tips en tricks voor scholen om e-mails te sturen in de juiste fase van het beslissingsproces, met de juiste boodschap gericht aan de juiste mensen. Daarnaast geef ik wat meer info over het automatiseren van dat proces met behulp van workflows.

Waarom e-mailmarketing?

Vroeger werd er vooral offline reclame gemaakt voor Hogescholen en Universiteiten. Vandaag de dag is de poel van potentiele studenten zo uitgebreid dat scholen ze op een andere manier moeten benaderen. Daarbovenop is e-mail makkelijk, goedkoop en snel. Kortom een onmisbaar communicatietool voor scholen. Je kan e-mail gebruiken voor werving maar zeker ook om top of mind te blijven bij potentiele studenten en studenten die zich al inschreven.

Hoe ga je tewerk?

Naar wie mail je?

Meestal mail je mensen die aangeven interesse te hebben in de school. Het is belangrijk dat je de boodschap verder op hen afstemt. Stuur geen algemene content naar iedereen maar segmenteer je lijst zodat je hen gerichte info kan sturen over de departementen en richtingen waarin zij interesse toonden.

Zorg er ook zeker voor dat je het e-mailverkeer personaliseert. Dat gaat verder dan enkel de student aanspreken met zijn of haar naam. Zorg ervoor dat de student zich kan voorbereiden en stuur info over de opleiding waar hij interesse in toonde, stuur info over evenementen, nodig hen uit voor een drink met de huidige studenten, noem maar op. Op deze manier zorg je dat het engagement hoger is en minder studenten afhaken.

Wat stuur je naar wie?

Probeer data over je potentiele studenten te groeperen. Je hebt de ideale referentie rondlopen in de gangen, je huidige studenten. Laat hen een enquête invullen met vragen als “waarom koos je voor onze school?” en “wat voor info ontvang je graag?”. Op basis van deze gegevens en contactinfo kan je een buyer persona maken die als gids dient om potentiele studenten met veel overeenkomsten te segmenteren en op een correcte manier te benaderen.

Wanneer stuur je mails?

Bij timing moet je rekening houden met de buyer journey. In welke fase van het beslissingsprocess zit je contact. Concreet heb je drie fases. De “awareness fase”, de “consideration fase” en de “decision fase”. Bij de awarness fase is het contact zich net bewust van de situatie bijvoorbeeld een leerling in het 4^de middelbaar die denkt aan verder studeren. In de consideration fase gaat hij opzoek naar meer info en opties om te overwegen. Dat kan bijvoorbeeld een leerling zijn uit het laatste middelbaar. In de derde en laatste fase spreken we over de decision of beslissingsfase. Dat is wanneer de effectieve beslissing valt. Bijvoorbeeld een jongere die in de laatste dagen van de vakantie beslist waar hij welke opleiding gaat volgen.

Gebruik marketing automation

Om de verschillende stadia in de buyer journey zo goed mogelijk op te volgen maak je best gebruik van marketing automation meer bepaald workflows. Meer info over workflows kan je hier vinden.

Concreet betekent het dat je op basis van triggers van je contacten een goed uitgedachte reeks e-mails activeert. Het doel van die reeks kan zijn je contact van algemene interesse naar een afgebakende richting brengen. Bijvoorbeeld iemand leiden van interesse in je departement healthcare naar kiezen voor de richting Vroedkunde.

Odisee geeft het goede voorbeeld

Odisee heet aanmelders voor de opendeurdag in Gent alvast welkom.

• De school gebruikt een leuke afbeelding. Er zit een betekenis die motiveert.
• Odisee geeft uitleg over de bereikbaarheid en het programma van de opendeurdag.
• Daarnaast klinkt het programma veelbelovend. De school doet zijn best om de studenten zoveel mogelijk info te geven op een leuke manier.
• Odisee personaliseert in de mail ook de aanspreking van de studenten.

Tips om e-mails op te stellen

• Zorg dat de afzender een persoon is. Mensen ontvangen graag e-mails van andere mensen, niet van info@ adressen. Zorg er ook voor dat de ontvanger kan antwoorden en dat je dus niet met een no reply e-mail adres stuurt. Het is je bedoeling een dialoog te starten met de student.
• Zorg voor een mooie onderwerpsregel. Het is belangrijk om op te vallen met je communicatie en dus ook met je onderwerpsregel. Hij moet meteen de aandacht grijpen en uitnodigen om te lezen.
• Personaliseer je bericht: Zowel de aanspreking als de content moet aangepast zijn aan de ontvanger.
• Analyseer de gegevens die je verkrijgt. Bekijk de rapporten en pas je communicatie aan indien nodig. Een goede manier om te kijken wat werkt bij je contacten is A/B testing. Meer info over A/B testing vind je hier.
• Zorg voor duidelijke call to actions in je berichten. Gebruik bijvoorbeeld buttons met klare taal als “schrijf je nu in” of “ik neem nu de toer”.
• Zorg ervoor dat je communicatie herkenbaar is. Gebruik templates met vaste kleuren, structuur, lettertype, noem maar op. Dit zorgt voor herkenning en branding.
• Social sharing: Deel je content zoveel mogelijk sociaal en overtuig anderen om hetzelfde te doen.
• Unsubscribe: Geef je contact altijd de mogelijkheid om uit te schrijven. Inschrijvingen verliezen is spijtig maar gerapporteerd worden als spam is erger.

Kortom wordt de onderwijssector steeds competitiever en moet je evolueren om mee te zijn. Met deze tips ben je alvast goed onderweg op vlak van e-mailmarketing.