Het kan iedereen overkomen: in een gehaaste of verstrooide bui verstuur je je e-mail naar de verkeerde persoon of mailinglijst. Hoe reageer je dan het best?
Het overkwam de wenskaartenfabrikant Hallmark onlangs. In onze mailbox collega viel een e-mail die bestemd was voor Belgische consumenten met verwijzingen naar de Belgische websites van het bedrijf.
Verontschuldiging
Daarna viel een tweede e-mail in de inbox. Daarin verontschuldigde het bedrijf zich voor de ‘foutieve’ nieuwsbrief en verzekerde ons dat we binnenkort een e-mail met aantrekkelijke acties en kortingen, die speciaal voor ons geselecteerd zijn, zouden ontvangen.
Hoffelijk
Op het eerste gezicht is dat een hele hoffelijke en snelle reactie van het wenskaartenbedrijf, was het niet dat wij wél Belgische consumenten zijn en dus volledig rechtmatig de eerste mailing ontvangen hadden. De reden voor die vergissing kan veelzijdig zijn. Aangezien we niet alle registraties op nieuwsbrieven in ons fotografisch geheugen inprenten, kan de foutieve geografische aanduiding verstrooidheid van onze kant zijn.
Service
Andere mogelijkheid is dat de database een technisch mankement heeft, of dat de marketingdienst panikeerde. Wat de reden ook mocht zijn: de verontschuldigende e-mail getuigt van een klantvriendelijke service van Hallmark.
Buffer
Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Flexmail heeft daarom een buffer geïnstalleerd, die de drempel naar de verleidelijke ‘verzendknop’ verhoogt. In de afbeelding hieronder zie je dat de verzender vier stappen moet doorlopen, voordat hij uiteindelijk op ‘verzenden’ kan klikken.
Nadenken
In de eerste twee stappen wordt hem gevraagd om de e-mail te identificeren aan de hand van de inhoud of de mailinglijst. In de derde stap krijgt hij een volledig overzicht mee van de specificaties, tot hij uiteindelijk aan het verzenden toekomt. Twee keer nadenken kan immers heel wat stommiteiten de wereld uithelpen.
