De digitalisering is niet te stuiten. Voor de papieren factuur lijken de dagen stilaan geteld te zijn. Zeker in een B2B omgeving wordt een factuur steeds vaker als een pdf per e-mail verstuurd. We zien dat ook aan onze eigen in-box. De ene keer is dat een zo goed als leeg bericht met een bijlage. De andere keer is dat een sterk bericht.
Het voorbeeld van Worldline willen we zeker als een sterk voorbeeld beoordelen. We zetten even op een rijtje waarom.
1 Het bericht begint met een header, net zoals je het zou doen als het bericht uit je e-mailmarketingreeks is. En zo hoort het ook.Transactionele e-mailberichten moeten geen droge berichten zonder enige vorm van grafische elementen. Uiteindelijke is een dergelijk bericht mee onderdeel van je business. Het grote probleem is dat transactionele e-mailberichten vaak automatisch gegenereerd worden door verkoopsystemen, ERP’s en dergelijke meer. Die tools zijn vaak niet gebouwd op schoonheid, wel op degelijkheid van informatie. Het loont toch zeker de moeite waard om even te onderzoeken op je toch niet minstens een standaardheader kan toevoegen aan dergelijke automatische berichten. Het gaat tenslotte toch maar om een eenvoudige link naar een plaatje.
2 Hier staat het pure transactionele. De orderregel die uit het systeem komt met een factuurnummer, die leidt naar een gegenereerde pdf en uiteraard ook het klantnummer. Dat is toch de eerste vraag die je moet beantwoorden als je de servicedesk belt. Voor eigen eenvoud zeker niet onbelangrijk om te vermelden.
3 Hier wordt de transactionele mail dadelijk voorzien van een krachtige Call-to-Action. De essentiële onderdelen van de factuur, namelijk het bedrag, de uiterste betaaldatum en de gestructureerde mededeling worden herhaald. Alles wat je nodig hebt om te betalen. Dat is het principe van het gericht kijken. Maar daarnaast staat net de belangrijkste knop. Een CTA die opvalt door haar kleur, haar grootte en de suggestieve pijl. Helemaal volgens het boekje met ook nog eens de juiste boodschap: “Ik betaal nu”. Naast betalen zijn de twee andere woordjes even belangrijk. Met die ‘ik’ wordt de lezer rechtstreeks aangesproken. Met de ‘nu’ wordt er een dringendheid gesuggereerd. Let ook op de grijze background achter deze paragraaf. Uw oog wordt er gewoon naar toe getrokken.
4 Deze boodschap is duidelijk bedoeld voor zij die aan de vorige paragraaf zonder actie voorbij gingen. Als er dan geen contante betaling gevangen werd, dan kunnen we misschien nog een andere formule voorstellen. En daar komt de domiciliëring om de hoek kijken. De uitleg wordt vergezeld met een CTA in de vorm van een link. Waarom slechts die link, wel vooral om de vorige CTA niet te overschaduwen. Want die is net dat tikkeltje belangrijker dan deze “hier”.
5 Het nadeel van transactionele e-mailberichten is dat ze automatisch door een systeem gegeneerd worden. En vaak wordt dat in het bericht nog eens letterlijk gezegd ook. Niet alleen dat een computer met u praat, maar dat antwoorden geen zin heeft. Dan doe je iets ten dienste van de klanten en dan ga je ze nog vertellen dat ze eigenlijk niet eens persoonlijk behandeld zijn. In het voorbeeld van vandaag is dat niet anders. Maar toch geeft men een persoonlijk tintje door een naam en een handtekening toe te voegen. Het leidt de aandacht af van de onderstaande boodschap. En men weet naar wie men kan vragen bij problemen. Maar dan moet men naar de telefoon grijpen. Misschien had hier een eenvoudige CTA naar een formulier het verhaal net dat tikkeltje completer gemaakt…
