Zo’n achtduizend mensen hebben het E-mail Charter al onderschreven -lees: gedeeld op Facebook. Het E-mail Charter is een lijst waar in tien punten de broodregels van e-mailetiquette worden uitgeschreven. Test eens voor jezelf of je een hoffelijke e-mailer bent.
Het eerste wat we doen als we op kantoor aankomen, is onze inbox leegmaken. We lezen de overload aan e-mail niet, we selecteren op basis van de verzender en de onderwerpregel.
De grote hoeveelheid spam vraagt om zo’n bruuske selectiemethode. De ervaring leert ons nochtans dat sommige e-mail clients ook onterecht bepaalde verzenders als ‘spammers’ aanduiden. Zo wist de eindgebruiker ook relevante informatie.
Wij, e-mailverzenders -én ontvangers zijn het beu! Daarom gaan er stemmen op voor het invoeren van een ‘e-mailetiquette’. In het E-mail Charter worden de regels in tien puntjes haarfijn uitgelegd. Het Charter gaat vooral op in een werkvloer, maar ook marketeer en abonnee kunnen er lessen uit trekken.
1. Respecteer de tijd van de ontvanger
Als verzender heb jij de touwtjes in handen. Jij bepaalt hoeveel tijd je van de ontvanger vereist om je e-mail te lezen. Respecteer de drukke agenda van de ontvanger en wees zo bondig als mogelijk, zelfs als dat iets meer tijd van jouw kant vergt.
2. Kort en simpel is niet onbeleefd
Als je een e-mail beantwoordt, dan hoef je daar heus geen literair kunstwerk aan te wijden. Als we gezamenlijk afspreken dat we tijd willen uitsparen met onze e-mail, dan zal iedereen begrijpen als je antwoord wat korter en bondiger is.
3. Duidelijkheid is de regel
Duidelijkheid wordt hoog in het vaandel gedragen in elke bedrijfscultuur. Maar ook van marketeer naar consument wordt een heldere formulering van onderwerpregel tot broodtekst geapprecieerd. Als de broodtekst langer is dan vijf regels, zorg er dan voor dat je reeds in de eerste alinea de reden voor de e-mail weergeeft. Schrijf ook in je onderwerpregel of het gaat om informatie of een aanbieding.
4. Weg met open vragen
Dit puntje gaat vooral op voor marketeers. Feedback vragen is een uitstekend instinct, maar stel geen open vragen die een grote inspanning vragen van de consument. Geef hem liever een keuzemenu.
5. Wees spaarzaam met cc’s
Denk na over wie je in cc zet. Vaak gaan die mails nog een aantal keer op en af. De ‘beantwoord allen’-knop lonkt voortdurend, terwijl sommige berichten niet voor iedereen relevant zijn. Bovendien loop je het risico dat je tijdens de e-mailconversatie één iemand te veel in cc hebt gezet.
6. Vermijd te lange threads
Sommige e-mails hebben een context nodig om begrijpbaar te zijn. Je ziet dan ook wel vaker dat dezelfde e-mail een aantal keer van de verzender naar de ontvanger en terug verstuurd wordt. Zorg ervoor dat je niet meer dan drie e-mails over hetzelfde onderwerp aan elkaar vasthangt. Hang je meer e-mailberichten aan elkaar vast, komt dat de duidelijkheid toch niet ten goede.
7. Ban bijlagen
Als je er niet in slaagt om je logo of handtekening meteen in de e-mail te kleven, voeg ze dan ook niet toe in de bijlage. Dat kost alleen maar tijd voor de ontvanger om ze openen, terwijl hij daar niet veel extra informatie uit haalt.
8. Voer ‘EOM’ in
Voor een efficiënte e-mailcultuur in je bedrijf is het werken met afkortingen een welkom geschenk. Als je boodschap in de onderwerpregel past en je hebt nog voldoende ruimte over, kan je de letters ‘EOM’ of ‘End Of Message’ eraan toevoegen. Zo weet de ontvanger meteen dat hij geen moeite moet doen om de e-mail te openen. Met ‘NNTR’ of ‘No Need To Respond’ geef je dan weer aan dat je geen antwoord terug verwacht.
9. Voorkom overbodige antwoorden
Je hoeft niet op élke e-mail te antwoorden. Stuur je bijvoorbeeld ‘Dank je voor de uitnodiging, ik doe mee’, dan is het echt niet nodig voor de ontvanger om daar nog eens ‘leuk’ op te antwoorden.
10. Ga eens offline
Spreek je met je collega’s af om drastisch te snijden in het aantal e-mails, durf dan ook eens offline te gaan. Voer eens een e-mailloos weekend in en ontdek hoeveel tijd je uitspaart.
Hoe scoorde jij op e-mailetiquette? Laat het ons hier weten.
